Desarrollo Organizacional: ¿Te Reúnes o Trabajas?

En un reciente artículo de Productivity Café reflexionaban sobre la millonada que se gastan las empresas en reuniones, no tanto desde el punto de vista de lo que cuesta organizarlas sino del tiempo que pierde la gente que asiste a ellas.

Una mala reunión, o sea la mayoría, supone un montón de dinero tirado a la basura. Además, las malas reuniones minan la moral de los empleados.

Es un problema aún más preocupante que el del correo electrónico y el tiempo que dedicamos a procesar y leer mensajes inútiles.

Distinguir una mala reunión es sencillo. Por lo general no disponen de una agenda o, si disponen de ella, bien no se ha distribuido a los asistentes con antelación a la reunión, bien no se le hace caso durante la misma.

Estas reuniones suelen además empezar tarde y acabar todavía más tarde. Idealmente se convocan de un día para otro – o incluso en el mismo día – y a horarios intempestivos – típicamente prolongándose más allá del horario laboral “normal”.

Son reuniones dominadas por una persona, casi siempre la que convoca la reunión, cuyo principal objetivo es obligar a los asistentes a escuchar cosas que ni necesitan saber ni les interesan. Para colmo, cuando alguien se incorpora tarde se vuelve a empezar desde el principio, con el castigo que ello supone para los que llegaron a la hora.

Lo fundamental de estas malas reuniones es la falta de seguimiento. Para mí este factor marca la diferencia entre una mala reunión y una pésima reunión. ¿Para qué reunirte si nadie va a hacer nada después?

Comentaba al principio de la entrada lo que se gastan las empresas en reuniones. Los cálculos son sencillos.

Supongamos un salario bruto anual de $ 30.000. Tomando $ 1740 como cifra redondeada de horas laborables por año, esto supone algo más de 17$/hora.

Imaginemos ahora una empresa de 1000 empleados donde todos ellos dedican de promedio 2 hora semanales a reunirse.

Eso supone nada menos que $ 1.500.000 anuales desperdiciados en reuniones. Una cifra lo suficientemente importante como para reflexionar sobre ella.

Pero más allá del valor del tiempo, y de lo que podríamos ahorrar, está la productividad.

Si la gente no tuviera que malgastar su tiempo preparándose y asistiendo a reuniones inútiles, podría dedicarse a trabajar y estaría mucho más contenta.

Una persona que sienta que está empleando su tiempo en contribuir de forma efectiva en lugar de perderlo tendrá la moral alta.

Lo curioso es que una reunión bien preparada y dirigida efectivamente no se considera una pérdida de tiempo.

El problema es que desgraciadamente son la excepción y hasta que no logremos cambiar esta cultura de malas reuniones seguirá teniendo sentido la pregunta ¿te reúnes o trabajas?